Créer un processus d'approbation de déclaration de travail efficace avec Documenso

Affinez votre processus en utilisant un rôle personnalisé pour tous les participants.

TLDR ; Les déclarations de travail détaillent ce qui doit être fait. Automatisez l'envoi et l'approbation avec Documenso et Zapier.

Qu'est-ce qu'une déclaration de travail

Une déclaration de travail est un document détaillé qui décrit ce qui doit être fait dans un projet. Il couvre la portée, les objectifs et les livrables du projet, détaillant toutes les tâches, délais et étapes clés. La déclaration de travail précise également qui est responsable de quoi, s'assurant que tout le monde est sur la même longueur d'onde. C'est une feuille de route qui maintient à la fois les clients et les prestataires de services alignés et garantit que le projet reste sur la bonne voie du début à la fin.

Dans le contexte du travail freelance, la déclaration de travail est un document qui décrit les détails d'un projet entre un freelance et son client. C'est un travail concret à accepter et à suivre après achèvement. La déclaration de travail est créée après que la proposition a été acceptée et le contrat signé.

À quoi ressemble un bon flux de travail ?

1. Créer la déclaration de travail

L'équipe de Zapier a créé un excellent guide, qui traite de la déclaration de travail. Voici une courte liste de contrôle :

• Contexte du projet / Portée actuelle

• Objectifs pour cette pièce de travail

• Portée (tâches, activités et limites)

• Exigences (par exemple, techniques et réglementaires)

• Livrables à créer

• Roles et responsabilités

2. Obtenir l'approbation des experts (facultatif)

Puisqu'une déclaration de travail peut être très technique, il peut être judicieux d'avoir des professionnels de chaque côté pour l'approuver d'abord. Cela peut éviter des travaux doublés ou inutiles et minimiser les risques de malentendus. Si cela a du sens, cela dépend largement de l'échelle du projet et du niveau de connaissance du professionnel qui le fournit.

3. Faire signer le client

Faire signer le client sur le travail concret est l'étape centrale du flux de travail de la déclaration de travail. En supposant que le contenu du document est correct, obtenir le feu vert garantit que tout le monde est aligné et clair sur ce qui doit être fait.

4. Informer les autres parties prenantes (facultatif)

En fonction de l'échelle des organisations travaillant ensemble, d'autres personnes peuvent avoir besoin d'être tenues informées. Cela pourrait concerner la comptabilité de chaque côté, les chefs de projet ou d'autres parties intéressées.

Affiner le flux avec des rôles personnalisés

Examinons à quoi cela ressemblerait avec Documenso.

1. Créer le document : modèles contre document personnalisé

Créer un modèle peut avoir du sens si vous soumettez des déclarations de travail régulièrement. Si vous créez un modèle Documenso, vous pouvez ajouter du texte dynamique et des champs numériques à remplir lors de l'utilisation du modèle. Une autre approche consiste à créer un modèle sur un service de documents comme Google Docs, remplir une nouvelle copie et télécharger le document créé sur mesure dans Documenso.

Différentes parties de ce processus peuvent être automatisées à l'aide de l'intégration Zapier Documenso selon les souhaits :

• Envoyer automatiquement un modèle à remplir et à signer

• Créer un document dans Documenso à partir d'un document nouvellement créé dans Google Docs

• Déclencher l'envoi d'un document créé à partir d'un modèle ou d'une automatisation

2. Approbations

Impliquer des experts peut facilement se faire en utilisant le rôle d'approbateur. Ce rôle vous permet de finaliser un document sans bloquer la signature. Cela signifie que le client peut signer un document, même si l'approbation n'est pas encore en place, supprimant ainsi les frictions. Cependant, si l'approbation est refusée, le document ne peut pas être finalisé et informer tout le monde qu'il y a des corrections à apporter. Une version logicielle de cela est possible, ayant l'expert dans un rôle de visualiseur et marquant le document comme vu sans l'option de bloquer.

3. Signataires

Inclure le client se fait en ajoutant un ou plusieurs rôles de signataire. Les rôles de signataire exigent que les destinataires apposent au moins une signature pour remplir leur part dans le flux.

4. CCI

Vous pouvez ajouter un ou plusieurs rôles CCI pour informer les parties intéressées, par exemple, la comptabilité ou les chefs de projet. À la fin du processus, les destinataires CCI reçoivent une copie du document terminé (si celui-ci se termine et n'est pas bloqué). Utiliser des rôles CCI automatise le remplissage de tous ceux qui sont seulement intéressés par le résultat et souhaitent éviter l'implication dans les étapes qui y mènent.

Conclusion

Rationaliser votre processus d'approbation de déclaration de travail avec Documenso peut améliorer considérablement la productivité et la facilité. En utilisant des modèles, des champs dynamiques et des intégrations Zapier, vous pouvez créer un flux de travail fluide et efficace du début à la fin. Ajouter des rôles pour des experts, des signataires et des destinataires en CCI personnalise le processus pour répondre aux besoins de votre projet, garantissant que tout le monde reste sur la même longueur d'onde.

Un processus SOW efficace fait gagner du temps et améliore la communication, vous permettant de vous concentrer sur la livraison d'un excellent travail. Nous sommes impatients d'entendre vos pensées et vos expériences - contactez-nous sur Twitter / X (DM ouvert) ou Discord si vous avez des questions, des idées ou des commentaires.

Meilleures salutations depuis Hambourg,

Timur