Creando un Proceso de Aprobación de Declaración de Trabajo Eficiente con Documenso

Ajusta tu proceso utilizando roles personalizados para todos los involucrados.

TLDR; Los enunciados de trabajo detallan lo que debe hacerse. Automatiza el envío y la aprobación de estos utilizando Documenso y Zapier.

Qué es un enunciado de trabajo

Un enunciado de trabajo es un documento detallado que describe lo que debe hacerse en un proyecto. Cubre el alcance, los objetivos y los entregables del proyecto, estableciendo todas las tareas, plazos y hitos. El enunciado de trabajo también especifica quién es responsable de qué, asegurando que todos estén en la misma página. Es una hoja de ruta que mantiene alineados a los clientes y proveedores de servicios y asegura que el proyecto se mantenga en el camino correcto desde el principio hasta el final.

En el contexto del trabajo freelance, el enunciado de trabajo es un documento que describe los detalles de un proyecto entre un freelancer y su cliente. Es un trabajo concreto que debe acordarse y rastrearse después de su finalización. El enunciado de trabajo se crea después de que la propuesta es aceptada y el contrato firmado.

¿Cómo es un buen flujo de trabajo?

1. Crear el enunciado de trabajo

El equipo de Zapier creó una excelente guía, que profundiza en el enunciado de trabajo. Hay una breve lista de verificación:

• Contexto del Proyecto / Alcance Actual

• Objetivos para esta pieza de trabajo

• Alcance (tareas, actividades y límites)

• Requisitos (por ejemplo, técnicos y regulatorios)

• Entregables a ser creados

• Roles y Responsabilidades

2. Obtener aprobación de expertos en la materia (opcional)

Dado que los enunciados de trabajo pueden ser muy técnicos, hacer que los profesionales de cualquiera de las partes lo aprueben primero puede ser sensato. Esto puede evitar trabajo duplicado o innecesario y minimizar las posibilidades de malentendidos. Si esto tiene sentido, depende en gran medida de la escala del proyecto y del nivel de información del profesional que lo proporciona.

3. Hacer que el cliente lo firme

Hacer que el cliente firme el trabajo concreto es el paso central del flujo de trabajo del enunciado de trabajo. Suponiendo que el contenido del documento sea correcto, obtener la luz verde asegura que todos estén alineados y claros sobre lo que debe y se trabajará.

4. Informar a otros interesados (opcional)

Dependiendo de la escala de las organizaciones que trabajan juntas, es posible que otras personas necesiten estar al tanto. Esto podría ser contabilidad de cualquiera de las partes, gerentes de proyecto u otras partes interesadas.

Ajustando el flujo con roles personalizados

Veamos cómo sería con Documenso.

1. Creando el documento: Plantillas vs. Documento personalizado

Crear una plantilla puede tener sentido si presentas enunciados de trabajo regularmente. Si creas una plantilla de Documenso, puedes agregar textos dinámicos y campos numéricos que se completarán al usar la plantilla. Otro enfoque a esto es crear una plantilla en un servicio de documentos como Google Docs, llenar una nueva copia y subir el documento creado personalizadamente a Documenso.

Diferentes partes de este proceso pueden ser automatizadas utilizando la Integración de Documenso con Zapier según se desee:

• Enviar automáticamente una plantilla para ser completada y firmada

• Crear un documento en Documenso a partir de un documento recién creado en Google Docs

• Activar el envío de un documento creado a partir de una plantilla o automatización

2. Aprobaciones

Involucrar a expertos en la materia puede hacerse fácilmente utilizando el rol de aprobador. Este rol te permite completar un documento sin bloquear la firma. Esto significa que el cliente puede firmar un documento, incluso si la aprobación aún no está en su lugar, eliminando fricciones. Sin embargo, si la aprobación es denegada, el documento no podrá ser completado y hará saber a todos que hay correcciones que deben hacerse. Una versión de software de esto es posible, teniendo al experto en un rol de visualizador y marcando el documento como visto sin la opción de bloquear.

3. Firmantes

Involucrar al cliente se hace agregando uno o más roles de firmante. Los roles de firmante requieren que los destinatarios coloquen al menos una firma para cumplir con su parte en el flujo.

4. BCC

Puedes agregar uno o varios roles BCC para informar a las partes interesadas, por ejemplo, contabilidad o gerentes de proyecto. A medida que el proceso finaliza, los destinatarios BCC reciben una copia del documento completado (suponiendo que se complete y no esté bloqueado). Utilizar roles BCC automatiza el llenado de todos aquellos que solo están interesados en el resultado y quieren evitar involucrarse en los pasos que llevan a ello.

Conclusión

Agilizar tu proceso de aprobación del enunciado de trabajo con Documenso puede mejorar significativamente la productividad y la facilidad. Utilizando plantillas, campos dinámicos e integraciones de Zapier, puedes crear un flujo de trabajo suave y eficiente de principio a fin. Agregar roles para expertos, firmantes y destinatarios BCC adapta el proceso a las necesidades de tu proyecto, asegurando que todos permanezcan en la misma página.

Un proceso de SOW eficiente ahorra tiempo y mejora la comunicación, permitiéndote centrarte en entregar un gran trabajo. Estamos emocionados de escuchar tus pensamientos y experiencias; contáctanos en Twitter / X (DM abierto) o Discord si tienes preguntas, ideas o comentarios.

Saludos desde Hamburgo,

Timur