Erstellung eines effizienten Genehmigungsprozesses für das Arbeitsdokument mit Documenso

Passen Sie Ihren Prozess mit benutzerdefinierten Rollen für alle Beteiligten an.

TLDR; Leistungsbeschreibungen erläutern, was zu tun ist. Automatisieren Sie das Versenden und Genehmigen mit Documenso und Zapier.

Was ist eine Leistungsbeschreibung

Eine Leistungsbeschreibung ist ein detailliertes Dokument, das die Anforderungen eines Projekts umreißt. Es umfasst den Umfang, die Ziele und die Liefergegenstände des Projekts und legt alle Aufgaben, Fristen und Meilensteine dar. Die Leistungsbeschreibung legt auch fest, wer für was verantwortlich ist, und stellt sicher, dass alle auf dem gleichen Stand sind. Es ist eine Roadmap, die sowohl Kunden als auch Dienstleistern hilft, im Einklang zu bleiben und dafür sorgt, dass das Projekt von Anfang bis Ende auf Kurs bleibt.

Im Kontext der freiberuflichen Arbeit ist die Leistungsbeschreibung ein Dokument, das die Einzelheiten eines Projekts zwischen einem Freelancer und seinem Kunden festlegt. Es ist eine konkrete Arbeit, die nach Abschluss vereinbart und nachverfolgt wird. Die Leistungsbeschreibung wird erstellt, nachdem der Vorschlag akzeptiert und der Vertrag unterschrieben wurde.

Wie sieht ein guter Arbeitsablauf aus?

1. Erstellen Sie die Leistungsbeschreibung

Das Team von Zapier hat einen ausgezeichneten Leitfaden erstellt, der auf die Leistungsbeschreibung eingeht. Es gibt eine kurze Checkliste:

• Projektkontext / Aktueller Umfang

• Ziele für dieses Stück Arbeit

• Umfang (Aufgaben, Aktivitäten und Grenzen)

• Anforderungen (z.B. technische und gesetzliche)

• Zu erstellende Lieferobjekte

• Rollen und Verantwortlichkeiten

2. Genehmigung von Fachexperten einholen (optional)

Da Leistungsbeschreibungen sehr technisch sein können, kann es sinnvoll sein, zunächst Fachleute von beiden Seiten die Genehmigung einholen zu lassen. Dies kann doppelte oder unnötige Arbeit vermeiden und die Wahrscheinlichkeit von Missverständnissen minimieren. Ob dies sinnvoll ist, hängt stark vom Umfang des Projekts und dem Einsichtsgrad des Experten ab, der es bereitstellt.

3. Lassen Sie den Kunden genehmigen

Die Genehmigung des Kunden auf die konkrete Arbeit ist der zentrale Schritt im Arbeitsablauf der Leistungsbeschreibung. Vorausgesetzt, der Inhalt des Dokuments ist korrekt, sorgt die Zustimmung dafür, dass alle im Einklang und klar darüber sind, was getan werden soll und wird.

4. Informieren Sie andere Beteiligte (optional)

Je nach Umfang der zusammenarbeitenden Organisationen müssen möglicherweise auch andere Personen informiert werden. Dies könnten Buchhaltungen auf beiden Seiten, Projektmanager oder andere interessierte Parteien sein.

Feinabstimmung des Flusses mit benutzerdefinierten Rollen

Schauen wir uns an, wie es mit Documenso aussehen würde.

1. Dokumentenerstellung: Vorlagen vs. benutzerdefiniertes Dokument

Eine Vorlage erstellen kann sinnvoll sein, wenn Sie regelmäßig Leistungsbeschreibungen einreichen. Wenn Sie eine Documenso-Vorlage erstellen, können Sie dynamische Text- und Zahlenfelder hinzufügen, die beim Verwenden der Vorlage ausgefüllt werden. Ein anderer Ansatz ist, eine Vorlage auf einem Dokumentenservice wie Google Docs zu erstellen, eine neue Kopie auszufüllen und das benutzerdefinierte Dokument bei Documenso hochzuladen.

Unterschiedliche Teile dieses Prozesses können nach Wunsch mit der Zapier Documenso-Integration automatisiert werden:

• Automatisches Versenden einer Vorlage zum Ausfüllen und Unterzeichnen

• Erstellen eines Dokuments in Documenso aus einem neu erstellten Dokument in Google Docs

• Auslösen des Versendens eines Dokuments, das aus einer Vorlage oder Automatisierung erstellt wurde

2. Genehmigungen

Die Einbindung von Fachexperten kann einfach über die Genehmigerrolle erfolgen. Diese Rolle ermöglicht es Ihnen, ein Dokument zu vervollständigen, ohne das Unterzeichnen zu blockieren. Das bedeutet, der Kunde kann ein Dokument unterschreiben, auch wenn die Genehmigung noch nicht vorliegt, wodurch Reibungen vermieden werden. Sollte die Genehmigung jedoch verweigert werden, wird die Vervollständigung des Dokuments gestoppt und alle wissen, dass Korrekturen erforderlich sind. Eine Softwareversion davon ist möglich, indem der Experte in einer Anzeigenrolle ist und das Dokument als angesehen markiert, ohne die Möglichkeit zu haben, zu blockieren.

3. Unterzeichner

Die Einbindung des Kunden erfolgt durch Hinzufügen einer oder mehrerer Unterzeichnerrollen. Unterzeichnerrollen erfordern, dass die Empfänger mindestens eine Unterschrift leisten, um ihren Teil im Fluss zu erfüllen.

4. BCC

Sie können eine oder mehrere BCC-Rollen hinzufügen, um interessierte Parteien zu informieren, z.B. Buchhaltung oder Projektmanager. Wenn der Prozess abgeschlossen ist, erhalten BCC-Empfänger eine Kopie des abgeschlossenen Dokuments (vorausgesetzt, es wird abgeschlossen und ist nicht blockiert). Die Verwendung von BCC-Rollen automatisiert die Einbindung aller, die nur an dem Ergebnis interessiert sind und sich nicht an den vorhergehenden Schritten beteiligen möchten.

Fazit

Die Optimierung Ihres Genehmigungsprozesses für Leistungsbeschreibungen mit Documenso kann die Produktivität und Leichtigkeit erheblich verbessern. Mit Vorlagen, dynamischen Feldern und Zapier-Integrationen können Sie einen reibungslosen, effizienten Workflow von Anfang bis Ende schaffen. Das Hinzufügen von Rollen für Experten, Unterzeichner und BCC-Empfänger passt den Prozess an die Bedürfnisse Ihres Projekts an und sorgt dafür, dass alle auf dem gleichen Stand bleiben.

Ein effizienter SOW-Prozess spart Zeit und verbessert die Kommunikation, sodass Sie sich auf die Erbringung großartiger Arbeit konzentrieren können. Wir sind gespannt auf Ihre Gedanken und Erfahrungen – kontaktieren Sie uns auf Twitter / X (DM offen) oder Discord, wenn Sie Fragen, Ideen oder Kommentare haben.

Beste Grüße aus Hamburg,

Timur